טיפ למייל – תיקיות חיפוש באאוטלוק

אאוטלוק, בדומה לרוב התוכנות השולחניות לטיפול בדואר, סובל מבעיית הלינאריות. בניגוד לגוגל שמאפשר לתייג הודעה וכך לשייך אותה למספר נושאים, הרי שבאאוטלוק – על מנת ליצור סדר עבור מאסה של דוא"ל צריך להשתמש בתיקיות. הבעיה עם תיקיות, היא שהקשר שבין הודעה לתיקיה הוא חד חד ערכי – דהיינו, הודעה לא יכולה להימצא באותו הזמן בשתי תיקיות.

כל זה טוב ונוח כשמנהלים דיון עם אדם אחד, אבל מה קורה כשמדובר בדיון המשלב יותר אנשים? ת'אנדרבירד פותר את הבעיה הזו עם תצוגת השירשורים על בסיס נושאים, אבל גם זה בתנאי שכל ההודעות מרוכזות באותה תיקיה. באאוטלוק (לפחות עד גירסת 2003) האפשרות הזו לא קיימת.

מהן תיקיות חיפוש
תיקיות החיפוש הן למעשה שאילתות מוגדרות מראש שמציגות את כל ההודעות הקיימות אשר עונות לקריטריונים שהוגדרו. תיקיות החיפוש המוכרות ביותר (שמגיעות באאוטלוק בברירת המחדל) הן "דואר שלא נקרא", "דואר גדול" ו"להמשך טיפול". אבל בנוסף אליהן ניתן להגדיר תיקיות חיפוש נוספות.

פעם בכמה חודשים, מופיעה הודעה ממנהל המערכת על כך שחרגתי מנפח התיבה שלי, הסירוב שלי למחוק פריטים ישנים פועל כנגדי ומפוצץ את נפח התיבה. לכן, יצרתי תיקיית חיפוש עבור דברי דואר שהתקבלו לפני חמישה חודשים ויותר. התיקיה הזו מאפשרת לי לבצע ניקוי על בסיס חודשי של פריטים ישנים (ארכיון, אני לא באמת מוחק כלום).

שימוש אחר שאני עושה בתיקיות החיפוש הוא תיקית "היום" – תיקייה שמרכזת עבורי את כל ההודעות שעברו דרכי באותו היום. בעבר, נהגתי להשתמש בתיקיית הדואר שלא נקרא שאומנם עושה את העבודה כל זמן שנשארים בה, אך ברגע שמדלגים בין תיקיות כל התכולה שלה מתעדכנת ואז שוב צריך לחפש את התיקייה הרלוונטית. עם זאת, הגדרה של תיקיה שמרכזת את כל ההודעות שהגיעו במשך היום (מדובר על יום קלאנדארי) מאפשרת לרכז את כל התכתובות באזור אחד ולא לאבד אותם גם כשעוברים לתיקיה אחרת.

כיצד יוצרים תיקיית חיפוש
תיקיית חיפוש ניתן ליצור בשתי דרכים, האחת – ע"י קליק ימני על "תיקיות החיפוש" והגדרה של תיקיה חדשה. לחילופין, כל חיפוש שנעשה באאוטלוק ניתן להגדיר כתיקיית חיפוש ע"י לחיצה על הכפתור "אפשרויות" ולאחריו – "שמור כתיקיית חיפוש".

לאחר יצירת ספריית החיפוש, ניתן להגדיר לה מאפיינים נוספים. כך למשל, ניתן להגדיר שהתיקיה לא תציג פריטים מתוך תיקיית הדואר שנשלח, או ממשתמשים ספציפיים. קליק ימני על התיקיה ובחירה בהתאמה אישית תאפשר להוסיף להגדרת החיפוש מגוון שלם של פילטרים אישיים על מנת לסנן החוצה מידע לא רצוי.